Rubicon vindt het van groot belang dat we goed met uw persoonsgegevens omgaan. Dit privacy statement is bedoeld om duidelijk te maken welke persoonsgegevens wij van u verwerken. In dit statement vindt u alle informatie die van belang is over het verwerken van persoonsgegevens door ons en hoe wij daarmee omgaan.
Persoonsgegevens zijn: Alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit omvat directe identificatie factoren (zoals naam en adres) en indirecte identificatie factoren (zoals IP-adressen).
Verwerken betekent: Elke handeling of reeks handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, raadplegen, aanpassen, verstrekken en vernietigen van gegevens.
Dit privacy statement is van toepassing op al onze diensten, activiteiten en producten.
Dit privacy statement is van toepassing op alle personen waar wij persoonsgegevens van verwerken als Verwerkingsverantwoordelijke. Het geldt voor contactpersonen van (potentiële) opdrachtgevers, freelancers, leveranciers en andere bedrijven, websitebezoekers en sollicitanten.
Grondslagen van verwerking
Wij mogen enkel persoonsgegevens verwerken indien daar een wettelijke grondslag voor is. De verwerkingen die wij doen zijn gebaseerd op de volgende grondslagen:
Persoonsgegevens die wij (mogelijk) verwerken
Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat u gebruik maakt van onze diensten of omdat u deze verstrekt heeft bijvoorbeeld middels een sollicitatie. Rubicon gebruikt verschillende systemen waarin de persoonsgegevens worden opgeslagen zoals ERP-systeem, CRM-systeem en overige systemen. Wij houden rekening met de beginselen van rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie, doelbinding, dataminimalisatie, juistheid, opslagbeperking, integriteit en vertrouwelijkheid.
Rubicon verwerkt onder meer de hiernavolgende gegevens, welke voor de belangrijkste categorieën zijn benoemd:
Recruitment
Recruitment verwerkt de volgende persoonsgegevens van sollicitanten:
Sales & klantbeheer
Voor het uitvoeren van onze diensten verwerken we persoonsgegevens van klanten, waaronder:
Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het beheren van klantrelaties, het leveren van onze diensten, en het opvolgen van verzoeken of klachten.
Marketing en communicatie
Marketing en communicatie gebruikt gegevens om klantvoorkeuren voor marketing- en communicatiedoeleinden te beheren. Dit omvat het verzenden van nieuwsbrieven, updates over producten en diensten, en andere marketingactiviteiten. De volgende persoonsgegevens worden gebruikt:
Operations
Ten behoeve van de uitvoering van haar diensten verzamelt Rubicon ook gegevens van freelancers en tijdelijk ingeleende personen. Dit is altijd nadat de persoon zelf zijn/haar gegevens heeft aangeleverd en kan dezelfde persoonsgegevens omvatten als ook van onze medewerkers wordt gevraagd. Dit kunnen de volgende gegevens zijn: NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats), e-mailadres, telefoonnummer, contactgegevens, nationaliteit, geboortedatum- en plaats, geslacht, burgerlijke staat, CV, werkervaring, bankrekeningnummer, opleiding- en scholingsgegevens, (kopie) getuigschriften, referenties, (kopie) pasfoto, BSN, (kopie) werkvergunning en (kopie) verblijfsvergunning.
IT-beveiliging en monitoring
Rubicon verzamelt gegevens over systeem- en netwerkgebruik voor beveiligings- en monitoringsdoeleinden, waaronder IP-adressen, inloggegevens, en gebruikersactiviteit. Dit is bedoeld om de veiligheid van gegevens en systemen te waarborgen, ongeautoriseerde toegang te detecteren, en beveiligingsincidenten te voorkomen of snel op te lossen.
Rubicon kan de persoonsgegevens doorgeven aan anderen, indien dit van belang is voor de uitvoering van haar dienstverlening.
Rubicon kan uw gegevens bovendien doorgeven aan sollicitanten/kandidaten en werknemers, leveranciers (bijvoorbeeld opleidingsinstanties), auditinstanties, overheidsinstellingen, onderaannemers en aan bedrijven en/of personen die zij heeft ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken (waaronder verwerkers). Daarnaast kan Rubicon uw gegevens verstrekken aan anderen indien zij daartoe op grond van de wet- en/of regelgeving, een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis is gerechtigd of wordt verplicht, dan wel toestemming van u voor heeft verkregen. Verder kan Rubicon uw bedrijfsprofiel of vacatures van uw onderneming, nadat u daartoe toestemming heeft gegeven, al dat niet geanonimiseerd op haar website plaatsen en/of openbaar maken.
Rubicon bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld en houdt zich ter zake aan de geldende wet- en regelgeving.
Bezoekers website(s)
Rubicon verwerkt persoonsgegevens van bezoekers van haar website(s) om de kwaliteit te verbeteren, de dienstverlening uit te kunnen voeren, gebruiker te informeren over diensten en producten en het versturen van marketingproducten zoals een nieuwsbrief.
Mocht u op een website of applicatie komen van een derde partij, gelden de privacyrichtlijnen van die partij. Wij raden u aan om de privacyverklaring van die partij te raadplegen.
Rubicon gebruikt functionele, analytische en tracking-cookies. Bij eerste bezoek van de website(s) wordt u daarover geïnformeerd.
Privacy rechten
Vanuit de privacywetgeving heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Zo is er het inzagerecht, zodat u weet welke gegevens wij verwerken en om correctie of verwijdering te verlangen, indien mogelijk. Ook het recht om vergeten te worden, indien mogelijk, het recht op dataportabiliteit of beperking van gegevens kunt u verzoeken.
U kunt ons op elk gewenst moment via jz@rubicon.nl dan wel per brief (Rubicon B.V., t.a.v. Juridische Zaken, Leusderend 36, 3832 RC Leusden) verzoeken aan te geven welke gegevens wij van u verwerken. Daarnaast kunt u op elk gewenst moment via de hiervoor beschreven procedure verzoeken uw gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. Wij streven ernaar binnen 1 (één) maand na ontvangst van uw verzoek te reageren.
Vragen, opmerkingen en klachten
Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft met betrekking tot dit privacy statement of de manier waarop Rubicon uw gegevens registreert, gebruikt en verwerkt, dan kunt u deze per e-mail kenbaar maken via jz@rubicon.nl, dan wel door een brief te sturen naar Rubicon B.V., t.a.v. Juridische Zaken, Leusderend 36, 3832 RC Leusden). Wij streven ernaar binnen 1 (één) maand na ontvangst van uw vraag, opmerking of klacht te reageren.
Aanpassen privacy statement
Rubicon kan haar privacy statement aanpassen. De laatste en meest actuele versie van haar privacy statement is altijd via de Rubicon internetsite (www.rubicon.nl) te raadplegen.
Aanvaarding privacy statement
Door aanvaarding van voornoemd privacy statement aanvaardt u nadrukkelijk en ondubbelzinnig, tot schriftelijke wederopzegging, al het bepaalde in dit privacy statement.
Laatste update van deze privacyverklaring: augustus 2025