Cases

Geen discussies meer over cijfers

ROC de Leijgraaf uit Veghel zocht naar een manier om de doelen uit het bedrijfsplan te meten en de resultaten inzichtelijk te maken voor alle betrokkenen. Rubicon vertaalde de meest kritische prestatie-indicatoren in korte tijd naar een dashboard. "We kunnen nu in één oogopslag zien of we op koers liggen."

Onder het motto ‘vuurvaste toekomst’ presenteerde ROC de Leijgraaf het nieuwe bedrijfsplan. Daarin staan de doelstellingen geformuleerd waarop de Leijgraaf zich de komende jaren richt. Eustaach van Lent, hoofd van Bureau Bedrijfsadministratie & Cursistenadministratie, weet als geen ander dat het formuleren van die doelen alleen niet genoeg is. "Om doelstellingen te kunnen halen, moet je ze meetbaar maken. Tegelijkertijd is het belangrijk om het management goed op de hoogte te houden van de vorderingen. Alleen zo kun je je processen bewaken en ingrijpen als dat nodig is."

Prestatie-indicatoren

De Leijgraaf was gecharmeerd van het idee van een informatiedashboard: een grafische weergave van de belangrijkste prestatie-indicatoren, die wordt gevoed met data uit verschillende bronsystemen. Van Lent: "Het dashboard laat niet alleen data zien, maar toont tegelijkertijd in hoeverre onze doelstellingen behaald zijn. De grote kracht van ons dashboard is dat we in één oogopslag kunnen zien of de Leijgraaf op koers ligt. Voldoen onze prestaties aan de verwachtingen of moeten we harder ons best doen? Dankzij dat inzicht kunnen we gericht actie ondernemen." Tot de prestatie-indicatoren op het dashboard behoren onder andere het aantal onderwijsdeelnemers, het onderwijsrendement en de deelnemerstevredenheid. De gegevens van deze laatste indicator zijn afkomstig uit de tevredenheidsonderzoeken die onder de doelgroep worden gehouden. "Voorheen dreigden de rapporten van dergelijke onderzoeken nogal eens in een bureaula te eindigen", vertelt Van Lent. "Nu kunnen we er niet meer omheen."

Beter stuurbaar

Wat heeft het dashboard de Leijgraaf opgeleverd? Van Lent noemt drie belangrijke opbrengsten. Om te beginnen heeft de Leijgraaf meer inzicht in de eigen prestaties. Daardoor is de organisatie veel beter stuurbaar geworden, vindt hij. "Vroeger keken we elk halfjaar naar de cijfers, nu doen we dat maandelijks." Een tweede winstpunt is dat ‘de cijfers zijn gaan leven’ bij de Leijgraaf. Van Lent: "Het dashboard zorgt ervoor dat er gesprekken op gang komen. Ik merk dat zelf ook. We zijn bijvoorbeeld nu al aan het kijken of we ons opleidingenaanbod voor het cursusjaar 2010-2011 moeten aanpassen." Ten derde noemt hij dat er minder ruimte is voor verschillende interpretaties van de resultaten. "We voeren geen discussies meer over de cijfers. Wat in het dashboard staat, is de waarheid. We kunnen ons nu volledig concentreren op de wereld achter de cijfers."

Meest actuele gegevens

Rubicon ontwikkelde het dashboard voor De Leijgraaf in iets meer dan twee maanden tijd met behulp van Microsoft PerformancePoint Server en Microsoft SQL Server. Het dashboard wordt binnen Microsoft Office SharePoint Server beschikbaar gesteld aan de juiste gebruikers. Dankzij een koppeling met de deelnemersadministratie van de Leijgraaf wordt het dashboard automatisch gevoed met de meest actuele gegevens. Voor enkele prestatie-indicatoren, zoals deelnemerstevredenheid, volstaat een handmatige invoer. Elke prestatie-indicator is voorzien van detailrapportages die inzage geven in de achterliggende data. Van Lent: "De teams hebben alleen toegang tot de informatie die voor hen van belang is. De afdelingsdirecteuren kunnen de gegevens inzien van hun afdeling en de onderliggende teams. En het College van Bestuur heeft inzicht in de algemene resultaten en de prestaties van de afdelingen."

Doe ervaring op

Heeft Van Lent tot slot nog enkele tips voor ondernemingen die op het punt staan een informatiedashboard in gebruik te nemen? "Om te beginnen: doe eerst ervaring op. Voordat we het dashboard in zijn geheel lieten bouwen, hebben wij Rubicon gevraagd om één van de prestatie-indicatoren uit te werken, inclusief alle rapportages. Dat lukte binnen de afgesproken tijd en binnen het vastgestelde budget. Nadat we hadden ervaren wat het dashboard ons oplevert, besloten we het dashboard verder uit te bouwen. Ten tweede: het is heel belangrijk om de scope duidelijk af te bakenen. En om daaraan vast te houden. Als je te veel prestatie-indicatoren in een dashboard opneemt, verlies je het overzicht. Bovendien wordt het ontwikkelproject dan te groot. Voor je het weet, ben je jaren bezig. En dan is de wereld alweer veranderd."