Blogs
& video

Power Apps & Power Automate bieden de oplossing

Het opstellen van offertes en facturen is voor bijna elke onderneming een belangrijke stap in het verkoopproces. Wanneer je documenten als deze wilt personaliseren met klantgegevens of afwijkende teksten voordat je deze naar de klant verstuurt, kan dit veel tijd in beslag nemen. Power Automate biedt de oplossing om het genereren van gepersonaliseerde PDF-bestanden te automatiseren middels een eenvoudige input app.

Maak gebruik van een canvas-app

De eerste stap in het automatiseren van de documentgeneratie is het maken van een canvas-app. Een canvas-app is een app die je kunt maken in Power Apps en specifiek is ontworpen voor het maken van aangepaste bedrijfsoplossingen. Met een kort formulier heeft een verkoopmedewerker de mogelijkheid om binnen een Power App eenvoudig gepersonaliseerde gegevens zoals een naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en een beschrijving voor bijvoorbeeld een offerte te noteren.

Genereer en verstuur automatisch een PDF van de offerte met een Power Automate cloudstroom

Met een cloudstroom kan middels enkele acties een gepersonaliseerde offerte worden opgesteld en verstuurd. Power Automate bevat verschillende acties om documenten te genereren op basis van een actie vanuit bijvoorbeeld een Power App.

Om een gepersonaliseerde offerte automatisch te kunnen genereren, kan in dit scenario een offertemplate worden aangevuld met de gepersonaliseerde gegevens die we ontvangen vanuit het formulier in de Power App. Een bestaand offertetemplate kan gemakkelijk worden opgehaald vanuit SharePoint of OneDrive en worden aangevuld in Power Automate.
 

Het offertetemplate wordt omgezet naar een gepersonaliseerde offerte door placeholders te gebruiken in het template. Nadat deze dynamisch worden gevuld met de waarden die we hebben ontvangen uit de Power App kan de offerte worden opgesteld als Word-bestand. Nadat de offerte is gegenereerd moet deze via de SharePpoint- of OneDrive-connector worden opgeslagen.
 

In een vervolgactie in Power Automate wordt het Word-bestand vervolgens vanuit de opgeslagen locatie omgezet naar een PDF-bestand, om deze vervolgens in dezelfde map op te slaan als PDF-bestand.

Zoals te zien in onderstaand voorbeeld bevat het PDF-bestand alle informatie uit het formulier van de Canvas App:

Met de laatste stap wordt het PDF-bestand via een koppeling met Outlook naar de betreffende klant gemaild.

Door het formulier in de Power App te koppelen aan bijvoorbeeld een Dataverse-tabel of SharePointlijst kan de stroom automatisch worden uitgevoerd wanneer de verkoopmedewerker een offerte heeft opgeslagen in de Power App.

Een offerteproces is slechts één van de vele voorbeelden waarin de behoefte om het genereren van PDF-bestanden te automatiseren kan worden vervuld. Door de flexibiliteit van Power Apps & Power Automate kan een vergelijkbaar proces gemakkelijk in elke situatie worden toegepast. We adviseren je graag.