Virtueel Samenwerkings Platform

Kennis als core business

Het verzamelen, verrijken, valideren en verspreiden van kennis is de ‘core business’ van het Nederlands Jeugd Instituut (NJi). Kennis van het NJi zit in documenten, databanken en de hoofden van medewerkers. Het NJi wilde deze kennis niet alleen door middel van afdelingsoverstijgende samenwerking in programma’s en projecten laten stromen en verrijken, maar ook op digitale wijze faciliteren. De behoefte van het NJi was daarom een interactief kennisplatform voor zowel intern als extern gebruik, oftewel een Virtueel Samenwerkings Platform (VSP). Hierbij speelt metadata een centrale rol. Iets dat voor het NJi niet onbekend is vanwege hun medewerking aan de ontwikkeling van de Jeugdthesaurus en van CAP-J. Vanzelfsprekend zal het NJi deze gebruiken voor het kenmerken en ontsluiten van haar eigen kennis.

Virtueel Samenwerkings Platform (VSP)

Na een uitgebreide pakket- en leveranciersselectie heeft Rubicon de opdracht gewonnen met het voorstel het platform te realiseren met Microsoft SharePoint 2010. Rubicon heeft  het nieuwe SharePoint 2010-platform aangeboden als oplossing omdat het erg goed aansluit bij  de behoefte aan kennisontsluiting met metadata.

Het VSP wordt de startpagina voor de medewerkers van het NJi en vanuit hier gaan zij kennis, informatie en documenten met elkaar delen. Voor de startpagina wordt gebruik gemaakt van de standaard SharePoint 'Mijn Site' die is aangevuld met enkele door Rubicon ontwikkelde webparts. Vanuit 'Mijn Site' heeft de medewerker contact met zijn of haar collega’s, toegang tot agenda en e-mail maar vooral een overzicht van de teams en projecten waar hij/zij aan deelneemt. Het belangrijkste onderdeel van het VSP is dan ook de samenwerkingsomgeving. Vanuit een overzicht kan de medewerker samenwerken in teams middels teamsites. Samen met Rubicon heeft het NJi gekozen om de teamsites met eigen opmaak en documentsjablonen in te richten. Ook het goed inrichten van search binnen het VSP is een belangrijk onderdeel geweest van het gehele traject. Door het realiseren van het VSP wordt de balans tussen grip en begrip maximaal ondersteund.

Projectenbureau

Naast betere en eenvoudiger kennisdeling had het NJi ook behoefte aan een betere ondersteuning van het projectmatig werken. Wenselijk was een oplossing die inzicht geeft in vragen als:

  • Wie heeft welke kennis en is hij/zij beschikbaar voor mijn project?
  • Wat is de status van het project?
  • Hoe staat het met de voortgang?

Met het Rubicon projectenbureau als basis, heeft Rubicon voor NJi een eigen projectenbureau ingericht binnen het ontwikkelde VSP op basis van SharePoint 2010. Middels workflow wordt het offerteproces ondersteund van aanvraag tot goedkeuring van het budget door het bestuur. Na de aanvraag wordt voor het project een projectsite aangemaakt met de juiste functionele componenten en projectsjablonen, op basis van de eigen projectmethodiek. Het doel van het projectenbureau is om een meer gestructureerde werkwijze binnen de organisatie te ondersteunen, wat zal leiden tot betere resultaten. Echter zonder de medewerkers van NJi te beperken in hun creativiteit en flexibiliteit. Het projectenbureau is dan ook ondersteunend, niet straffend als stappen in het project worden overgeslagen.

Het project

Rubicon is gestart met een infrastructuurontwerp op basis van alle wensen en eisen van het NJi. Het infrastructuurontwerp bestond uit SharePoint 2010 en Office Communication Server die geïntegreerd in de bestaande AD, Exchange en Office 2010-omgeving van de klant een basis vormen voor het nieuwe werken. Op basis van dit ontwerp is de SharePoint-omgeving ingericht, waarop samen met het NJi het VSP is gerealiseerd. Het VSP draait een tijd proef binnen het NJi, waar ondertussen de medewerkers worden opgeleid in het nieuwe Office 2010 pakket in combinatie met het gebruik van SharePoint 2010. Rubicon heeft met het NJi gekozen voor een iteratieve ontwikkeling, waarbij de scope in het begin van het traject niet 100% is dicht gekaderd en er in functionele blokken is ontwikkeld en opgeleverd. Dit hield ruimte voor nieuwe inzichten en gaf het NJi de tijd om het nieuwe platform zelf te leren kennen. Rubicon heeft de zelfredzaamheid van het NJi tijdens het traject gewaardeerd en gebruikt in haar verdere advisering.



Terug naar het overzicht

Klantcases

Succesvolle migratie naar Microsoft Business Intelligence

Met de migratie naar Microsoft Business Intelligence beschikt Altrecht over een modern en geavanceerd Business Intelligence- platform.

Lees meer

Dynamics CRM groeit uit tot centrale applicatie voor relatiebeheer en meer!

Behoefte aan één 'full service Microsoft-applicatie-dienstverlener' die in staat is op strategisch niveau mee te denken en gezamenlijk de ICT-visie te realiseren.

Lees meer

Optimalisatie kennismanagement met Microsoft SharePoint

Met SharePoint Server 2010 alle aanwezige kennis gestructureerd en snel en laagdrempelig beschikbaar.

Lees meer

Vragen over dit onderwerp?



Copyright Rubicon   |   All Rights Reserved   |   Disclaimer   |   Leveringsvoorwaarden