Managementinformatie met Microsoft BI

Om het opleidingsinstituut beter te kunnen sturen zocht het Albeda College in Rotterdam een oplossing waarmee doelstelling en doelrealisatie op transparante wijze in meerdere organisatielagen met elkaar kunnen worden verbonden.

De situatie

De heer Van der Meulen is sinds een half jaar werkzaam als directeur Financiën bij het Albeda College. Hij omschrijft de oorspronkelijke situatie als volgt: "We hebben hier te maken met een diversiteit aan cijfermateriaal. Van behaalde diploma's en formatie per onderwijseenheid tot budget per werkplek. Om daar duidelijkheid in te krijgen, betrokken we voorheen onze informatie op diverse manieren uit verschillende gegevensbronnen. Veelal gebeurde dat handmatig of via een ingewikkeld consolidatieproces. Dat kostte veel tijd, leidde vaak tot fouten én leverde stof voor discussie over de waarde van de informatie: is de informatie wel juist en up-to-date? Om daar een einde aan te maken, werd besloten om één business intelligence-systeem te realiseren, één hulpmiddel, waarmee we met de juiste definities eenduidig vanuit verschillende bronnen kunnen rapporteren. Een tweede wens was om alle informatie en rapportages digitaal beschikbaar te maken."

De uitdaging

De uitdaging was volgens de heer Van der Meulen niet zozeer een technologische, maar meer een organisatorische: "Bij grote veranderingen heb je altijd met vormen van weerstand te maken. Ook in dit geval was het geen gemakkelijke opgave, om een zo grote organisatie collectief met één informatiesysteem te laten werken en alle neuzen dezelfde kant op te krijgen." Om niet alleen te staan in het veranderingsproces, nam het Albeda College een ICT-partner in de arm: Rubicon, een partij met ruime ervaring op het gebied van business intelligence en onderwijsprocessen.

De oplossing

Voor de realisatie van het managementinformatiesysteem is gekozen voor het Microsoft Business Intelligence-platform bestaande uit SQL Server 2005 en Office PerformancePoint Server 2007, geïntegreerd in de bestaande Office SharePoint Server 2007-omgeving van het Albeda College. Marco Boele van Rubicon: "Wij hebben SQL Server 2005 in combinatie met PerformancePoint Server 2007 geadviseerd, omdat dit een complete business intelligence-suite is, waarmee je op basis van informatie uit verschillende systemen snel tot een helder en inzichtelijk resultaat kunt komen. Bij andere klanten hadden we al veel ervaring met Performance Point Server 2007 opgedaan, en daardoor wisten we dat dit voor het Albeda College de beste oplossing zou zijn. Verder speelt mee dat wij als Rubicon veel kennis hebben van de processen bij onderwijsinstellingen. Daardoor zijn wij in staat om de vraag van de klant te vertalen naar een oplossing in business intelligence."
 
Eerst is in SQL Server een datawarehouse opgezet. Dit datawarehouse wordt automatisch gevoed vanuit drie bronnen: de studentenadministratie, de personeelsadministratie en de financiële administratie. Door deze centralisatie is de data gemakkelijk bereikbaar via het dashboard dat Rubicon voor het Albeda College in de SharePoint-omgeving bouwde. De heer Van der Meulen: "Het systeem betrekt geautomatiseerd informatie uit diverse andere systemen. De informatie wordt verzameld in het datawarehouse. Van daaruit is de informatie op te vragen en kun je een aantal rapportages genereren. Zo weten we nu bijvoorbeeld op elk moment hoeveel studenten er voor de verschillende studies ingeschreven zijn, hoeveel studenten les krijgen et cetera. Vroeger kostte het antwoord op zulke vragen gemakkelijk een paar uur tot een paar dagen. Naast deze standaardrapportages zijn er door de gebruikers ook rapportages op maat te genereren."

Keuze voor Microsoft-software

De keuze voor een oplossing op basis van Microsoft-technologie is een bewuste keuze geweest. In de voorbereidingsfase is eerst nog wel gekeken naar software van andere softwarehuizen. De heer Van der Meulen: "Om een aantal redenen is voor de Microsoft-oplossing gekozen. Zo is eerder al op het Albeda College voor de ICT-architectuur vastgelegd dat waar Microsoft-producten te gebruiken zijn, die in beginsel de voorkeur hebben. Marco Boele: "Het Albeda College gaf aan met scorecards te willen werken, dan denk je al snel aan een webomgeving op basis van Microsoft Office SharePoint Server-technologie in combinatie met Office PerformancePoint Server 2007. Binnen die portalomgeving laat PerformancePoint Server zich naadloos integreren, waardoor je heel gemakkelijk scorecards kunt presenteren." De heer van der Meulen voegt daar aan toe: "Een ander argument was dat de medewerkers én de studenten van Albeda bijna allemaal al vertrouwd zijn met de Microsoft Office-omgeving. Hiervan fungeert het onderdeel Excel als bedieningsinstrument voor PerformancePoint Server, waardoor de instap laag is. Als laatste argument noem ik de gunstige licentievoorwaarden van Microsoft voor de onderwijssector."

De implementatie

Het project is in de tweede helft van 2007 van start gegaan. De heer Van der Meulen: "Na circa zes maanden hadden we het eerste dashboard gereed. Inmiddels werken er ongeveer vijftien medewerkers met de software, maar dat moet de komende tijd flink gaan toenemen. Als het systeem eenmaal volledig geïmplementeerd is, zal het eindresultaat van het project vier managementdashboards tellen." Door middel van pijlen en kleuren worden de gedefinieerde Key Performance Indicators (KPI's) op het dashboard neutraal of - als actie vereist is - opvallend weergegeven. Hieronder vallen KPI's voor de behaalde diploma's, budgetten, formatie per onderwijseenheid en de hoeveelheid geld per werkplek. De begrote waarden worden afgezet tegen de werkelijke waarden, tegen de norm en tegen het gemiddelde. Per KPI is één detailrapportage uit te draaien. De informatie is beschikbaar via het Albeda SharePoint Portaal. Iedereen die geautoriseerd is kan hier de informatie raadplegen en zijn analyses doen. Door de centralisatie is er altijd maar één waarheid. De kortste verversingsperiode is een werkdag. 

De voordelen

Met de Microsoft BI-oplossingen is een concernbreed managementinformatiesysteem opgezet, waarmee het college beter bestuurd kan worden. Scorecards en heldere lijsten met Key Performance Indicatoren, maken de sterke en minder sterke punten van het beleid op het Albeda College inzichtelijk. Zoals instroom, doorstroom en uitstroom van leerlingen in een bepaalde periode, de kosten per week, per trimester of schooljaar, maar ook de tevredenheid onder de leerlingen. De heer Van der Meulen: "Onze leidinggevenden kunnen nu online dagelijks over hun informatie beschikken en daarop de organisatie sturen. Dankzij de dashboardopzet is het geheel zeer gebruikersvriendelijk. Er was dan ook geen cursus nodig om de mensen met het product vertrouwd te maken. Een ander voordeel is de goede integratie met andere Microsoft-applicaties. Zo kunnen de gegevens die geproduceerd worden gemakkelijk in Excel of Word worden overgenomen." Volgens de heer Van der Meulen zal het systeem zich in de toekomst geleidelijk terugverdienen: "Als we adequater gaan sturen, kunnen we bijvoorbeeld gemakkelijker binnen het budget blijven. De TCO (Total Cost of Ownership) zal, als alles werkt zoals het moet werken, laag uitvallen. Dat heeft mede te maken met het feit dat het onderhoud door onze eigen technische mensen op het Albeda College uitgevoerd kan worden." 

De toekomst

Marco Boele: "Als je bereid bent om je te verdiepen in de problematiek van de klant, vooral op de langere termijn, dan weet je wat er in de toekomst gaat spelen. Dat heeft ons in staat gesteld om voor het Albeda College een toekomstvaste oplossing te realiseren, die niet alleen aan de behoefte van vandaag beantwoordt, maar waarmee ze ook in de toekomst vooruit kunnen." De heer Van der Meulen: "Als we enkele jaren verder zijn, dan zullen alle gebruikers hun eigen persoonlijke dashboard hebben, maar zo ver is het nog niet. Op dit moment werken er vijftien mensen met Office PerformancePoint Server 2007. Dat aantal zal binnen anderhalf jaar toenemen tot 150. Alle managementinformatie moet op termijn uit één systeem gehaald kunnen worden en voor ons is dat dít systeem."



Terug naar het overzicht

Klantcases

Succesvolle migratie naar Microsoft Business Intelligence

Met de migratie naar Microsoft Business Intelligence beschikt Altrecht over een modern en geavanceerd Business Intelligence- platform.

Lees meer

Dynamics CRM groeit uit tot centrale applicatie voor relatiebeheer en meer!

Behoefte aan één 'full service Microsoft-applicatie-dienstverlener' die in staat is op strategisch niveau mee te denken en gezamenlijk de ICT-visie te realiseren.

Lees meer

Optimalisatie kennismanagement met Microsoft SharePoint

Met SharePoint Server 2010 alle aanwezige kennis gestructureerd en snel en laagdrempelig beschikbaar.

Lees meer

Vragen over dit onderwerp?



Copyright Rubicon   |   All Rights Reserved   |   Disclaimer   |   Leveringsvoorwaarden